Een kwestie van bewaren (maart 2004)

Assurantiekantoor Medium wordt door zijn cliënt Brandsma benaderd voor het afsluiten van een autoverzekering. Medium, die van verzekeringsmaatschappij Haas N.V. een voorlopige dekkingsbevoegdheid heeft, geeft voorlopige dekking aan Brandsma voor de duur van veertien dagen. Vervolgens verzoekt Medium aan Brandsma het aanvraagformulier in te vullen en ondertekend terug te zenden. Na ontvangst hiervan, faxt Medium het aanvraagformulier naar Haas.

Zes weken na het ingaan van de voorlopige dekking krijgt Brandsma een aanrijding. Bij het aanmelden van deze schade geeft Haas aan dat er geen dekking is, aangezien de termijn van voorlopige dekking is verlopen en zij geen aanvraagformulier hebben ontvangen. Medium heeft echter als intern beleid dat faxberichten altijd in het dossier bewaard worden, met daaraan geniet het verzendrapport. Ook in dit geval bevat het dossier van Medium het faxbericht aan Haas alsmede het verzendrapport waaruit blijkt dat de verzending succesvol heeft plaatsgevonden. Nadat Haas hiermee geconfronteerd is, is deze alsnog overgegaan tot vergoeding van de schade van Brandsma.

Gelukkig is het bij Medium de gewoonte de verzendrapporten te bewaren bij de verzonden faxen. In de praktijk blijkt dit echter niet bij alle dienstverleners het geval te zijn. Dit levert nog wel eens problemen op. De partij die stelt een fax te hebben verzonden, dient dit ook te bewijzen. Dit kan door middel van het verzendrapport. Verder heeft het faxapparaat de mogelijkheid periodiek een uitdraai te maken van alle verzonden en ontvangen faxen in een bepaalde periode. Zo kan op de fax ingesteld worden dat een dergelijk faxjournaal elke week automatisch uitgedraaid wordt, of na een bepaald aantal verzonden of ontvangen faxberichten. Dit faxjournaal zou in het geval van Medium kunnen dienen als aanvullend bewijs. Op het faxjournaal staat namelijk vermeld dat op een bewuste datum een fax is gestuurd met als bestemming het faxnummer van de geadresseerde en onder vermelding van het aantal bladzijden en een bevestiging (of ontkenning) van de succesvolle verzending.

Het faxjournaal kan meer diensten bewijzen. Bijvoorbeeld wanneer u het verwijt krijgt geen adequate actie te hebben ondernomen op een kennelijk aan u gestuurde fax. Op het faxjournaal van inkomende faxen kunt u nagaan of de bewuste fax inderdaad bij u is binnengekomen. Indien dit niet het geval is, kunt u het bewijs leveren. Maar dan moet u de journaals natuurlijk wel hebben bewaard…

Mr. K.L. van Duijse, BAVAM

De namen zijn zoals altijd gefingeerd